Sería mentir decir que una auditoría no implica tiempo del auditado.
Partiendo del entendimiento mutuo que la auditoría independiente está hecha para dar fe pública de los estados financieros y que agregará valor a través de la interacción con el auditor y de las recomendaciones que se ofrezcan, es importante asumir con claridad que se requerirá la coordinación de tareas y el uso de tiempos mutuos dedicados al objetivo.
Cuando Usted contrata una consultoría o a un abogado, normalmente costosos, Usted tratará de maximizar el tiempo del consultor eliminando las dificultades y promoviendo la facilidad de acceso a la información de manera de que el consultor se enfoque en darle soluciones. Al final Usted paga por el tiempo y la idea es que le resulte rentable. Lo mismo sucede con la auditoria.
Una auditoría independiente necesariamente implicará compromisos de ambas partes. El auditor de la manera más eficiente posible documentará información que considera necesaria y pondrá a prueba las afirmaciones que se le hagan. De la misma manera, el Cliente deberá esforzase por atender puntualmente los requerimientos, entrevistas, pruebas de observación y otras tareas similares.
Algunas expectativas son destacables:
1) Preparación Previa
La visita ha sido programada y para iniciarla los requerimientos deben estar listos. Hay temas que requieren coordinación inicial detallada como las tomas físicas de inventario, el envío de confirmaciones y la gestión de sus respuestas.
Si no es posible el cumplimiento de una visita o de un procedimiento agendado es mejor decirlo con claridad para evitar pérdidas mutuas de tiempo. En cualquier caso, los plazos fallidos implicarían la reprogramación del calendario de auditoría y eventualmente se afectarían las fechas de los informes.
2) Documentación de Procesos
Una compañía que tiene actualizados, mapeados y documentados sus procesos requiere menos esfuerzo de explicaciones que una compañía que no los tiene. Si sus procesos no están documentados formalmente espere largas reuniones con las gerencias y los lideres de los procesos de importancia.
3) Contraparte única
La mejor manera de construir una relación productiva es el nombramiento de una contraparte. La contraparte debería ser designada por el Comité de Auditoría o Directorio preferentemente, o de no existir este, por las áreas financiera o de auditoría interna. La contraparte tiene como funciones centralizar la respuesta de los requerimientos en tiempo y forma, coordinar citas, resolver las dudas y consultas e intervenir, facilitando el dialogo, en los casos de diferencias y puntos de vista divergentes.
4) Consistencia en la respuesta
En ocasiones las áreas operativas manejan información que no es consistente por falta de buenos procesos de control. Por ejemplo: detalles que no cuadran con saldos de mayor, reportes paralelos de la misma información entre departamentos que no concilian, información comercial que no tiene relación con la realidad financiera, etc. Por esto, es necesario que antes de proporcionar información al auditor, esta sea previamente revisada y conciliada al interno y así evitar que las inconsistencias aparezcan en los informes.
5) Software y acceso a la información
Una auditoria conlleva de manera intrínseca el concepto de confidencialidad para todo el encargo. Hoy por hoy el software permite módulos de consulta que proporcionados al auditor permiten disminuir el tiempo que necesitan invertir las contrapartes. En muchos casos las aplicaciones de los auditores pueden acceder a copias de las bases de datos a través de software especializado sin comprometer la seguridad de la información.
Estamos en el siglo XXI, y salvo excepciones contadas, se debe esperar que la información proveniente de software contable y ERPs pueda ser bajada en formatos de archivos legibles por las aplicaciones más comunes. “El sistema no baja esa información” ya no es, en general, una respuesta aceptable.
6) Oportunidad en la respuesta
La información debe fluir a tiempo. Los atrasos complican el calendario y si el faltante es de importancia, determina dilaciones en la emisión de los informes o incluso la calificación de la opinión sobre los estados financieros.
La oportuna obtención de las confirmaciones de bancos, abogados, aseguradores y otros es un tema fundamental. Se espera que el Cliente sea capaz de gestionar la obtención de respuestas a tiempo.
Las firmas de auditoría de calidad ponen al servicio de sus clientes aplicaciones seguras y repositorios de información que permiten el seguimiento de tareas, la carga de requerimientos y el control de si los mismos fueron satisfechos, cuándo y por quién.
7) Áreas sensibles y temas de interpretación
Una buena revisión a fecha interina o con saldos preliminares debería ser capaz de identificar los temas sensibles de manera oportuna. Discutir los asuntos que afectan la opinión, unas horas antes del vencimiento, asegura conflicto, atrasos y falta de estudio detallado de las alternativas eventualmente disponibles.
Hay algunos asuntos que representan áreas grises, las cuales frecuentemente llevan a puntos de vista en contrario. Abordar los temas de manera oportuna, con consultas previas incluso antes de la visita de auditoria es una buena idea. Una firma que trabaja con calidad involucrará al Socio en este tipo de discusiones.
Las auditorías, a veces, sí se vuelven más difíciles para ambas partes. Al final del día la responsabilidad de los auditores es informar a los interesados, más allá de la Administración. Depende mucho de las circunstancias existentes, pero las complicaciones se dan por la forma en que las partes manejan la relación, el tiempo del compromiso y las expectativas.
Una visión de una auditoria confrontativa está pasada de moda. Sin embargo, pensar que los auditores pueden escoger no cumplir la normativa o no ejercer su rol con razonable escepticismo, implica en cambio no entender de que se trata el juego.
Si bien depende de las circunstancias, los siguientes son ejemplos de factores que incidirían en posteriores revisiones que tenderán a ser más largas, detalladas e incisivas:
1) Debilidad de Controles Internos
La falta de documentación de procesos, los evidentes problemas de segregación de funciones, el desorden en los procesos contables y los retrasos en la emisión de información financiera, alertan al auditor del incremento de riesgo de eventuales errores en los estados financieros y potencian el ambiente para el cometimiento de fraude.
En ese ambiente, las preocupaciones del auditor que trabaja con calidad se incrementan, especialmente aquellas relativas al riesgo de fraude. Así, las pruebas del auditor serán más detalladas, las muestras serán mayores y los procedimientos serán diversos y más profundos. Obviamente la auditoria será más extensa, con mayores requerimientos y se requerirán más evidencias.
2) El Estilo gerencial
Existen ejecutivos de la C-suite, quienes entienden la auditoria como una herramienta de valor y buscan el contacto con el auditor para obtener insights de mejora o alertas útiles de diverso tipo. El auditor no es experto en el negocio, pero tiene la ventaja de una mirada fresca y de experiencias en negocios similares o procesos parecidos en negocios diferentes. Sin embargo, de estas grandes ventajas que el dialogo permitiría aprovechar, se conoce de ejecutivos que aducen falta de tiempo para conceder entrevistas al auditor, no leen las comunicaciones enviadas y por lo tanto no dan seguimiento a las recomendaciones y observaciones, incluso y por excepción, unos pocos ejecutivos mal asesorados, se ubican en una zona defensiva que no tendría razón de ser.
En este punto, no se trata del contador o del financiero. El CEO tiene responsabilidades sobre el control interno, la información financiera, el cumplimiento normativo y la prevención del fraude. Además, el CEO transmite sus perspectivas de los negocios y la base sobre la cual hace diversas estimaciones que afectan a los estados financieros. Una de las estimaciones mas importantes que requiere seguimiento del auditor es la que permite la validación de la continuidad de las operaciones en el futuro previsible. No debe sorprenderle que el auditor le solicite información proyectada hacia el futuro y claridad de las fuentes y bases en las cuales se prepararon esas proyecciones financieras.
La comunicación franca, frecuente y clara es fundamental. En mi opinión, esto es la parte más importante de la auditoria. La auditoría en ambientes de comunicación inadecuada o insuficiente se vuelve más compleja, la percepción de riesgo aumenta y seguramente devendrá en más hallazgos.
3) La falta de colaboración
La auditoría solo puede efectuarse con la participación activa del auditado. Esto se traduce por ejemplo en:
- Proporcionar los requerimientos y evidencias en forma completa y oportuna
- Permitir el acceso al personal involucrado en diferentes procesos
- Proporcionar información magnética y física incluso la información que pueda ser considerada como confidencial.
- Coordinar los procedimientos de auditoría que requieren participación de la empresa como confirmaciones, tomas físicas, observaciones y entrevista.
La falta de colaboración puede implicar limitaciones al alcance del trabajo del auditor que pueden desembocar en una calificación de la opinión del auditor.